A distanza di oltre un anno dall’entrata in vigore delle nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti, è opportuno fare il punto sugli adempimenti che interessano imprese, amministratori, dipendenti e professionisti.

Le modifiche introdotte dal D.Lgs. 192/2024 e dalla Legge di Bilancio 2025, successivamente chiarite dall’Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, hanno cambiato in modo significativo la gestione delle note spese e dei rimborsi, introducendo un principio destinato ad incidere concretamente sulla deducibilità dei costi e sulla fiscalità dei percipienti: non è più sufficiente documentare la spesa, ma occorre anche dimostrare che il pagamento sia stato effettuato con strumenti tracciabili. 

Trasferte: attenzione a vitto, alloggio, taxi e NCC

Le disposizioni riguardano principalmente le spese sostenute in Italia durante trasferte e missioni, quali alberghi, ristoranti, taxi e servizi NCC.

Le spese sostenute all’estero possono essere pagate in contanti senza comprometterne la deducibilità

Quando tali costi sono anticipati da dipendenti o amministratori e successivamente rimborsati dall’azienda, il pagamento deve risultare effettuato mediante strumenti tracciabili, come carte di credito, bancomat, bonifici o applicazioni di pagamento elettronico. In mancanza di tale requisito, il rimborso potrebbe concorrere alla formazione del reddito del percipiente e il relativo costo potrebbe risultare indeducibile per l’impresa.

Rimangono invece esclusi dall’obbligo di tracciabilità i trasporti effettuati con mezzi pubblici di linea, quali treni, metropolitane e autobus, parcheggi, rimborsi chilometrici, rimborsi forfettari

Omaggi-Spese di rappresentanza: il contante diventa un rischio fiscale

La stessa attenzione deve essere posta agli omaggi, alle spese di rappresentanza, come pranzi con clienti, eventi promozionali, ospitalità e iniziative commerciali.

Dal 2025, oltre al rispetto dei requisiti di inerenza e congruità previsti dal TUIR, il pagamento deve risultare tracciabile per consentire la deducibilità della spesa. Lo scontrino o la fattura, in assenza della prova del pagamento tracciato, non sono più sufficienti se il pagamento è stato effettuato in contanti. 

Professionisti: cambia il regime dei riaddebiti

Le novità interessano anche i lavoratori autonomi.

Dal 2025 i rimborsi analitici delle spese sostenute dal professionista nell’esecuzione dell’incarico e addebitate al cliente non concorrono più alla formazione del reddito professionale. Di conseguenza, le medesime spese non risultano deducibili per il professionista che le ha sostenute se successivamente sono riaddebitate al committente in fattura in modo analitico

Anche in questo caso la corretta documentazione e la prova della modalità di pagamento assumono un ruolo centrale nella gestione fiscale delle spese. 

Le verifiche che conviene fare nel 2026

A un anno dall’entrata in vigore delle nuove regole, imprese e studi professionali dovrebbero verificare che le proprie procedure interne prevedano:

• utilizzo prioritario di strumenti di pagamento tracciabili per trasferte e spese di rappresentanza;
• conservazione non solo del documento fiscale, ma anche della prova del pagamento tracciato;
• adeguate procedure per la gestione delle note spese di dipendenti e amministratori;
• corretta fatturazione (gestione) dei riaddebiti di spese ai clienti da parte dei professionisti.

A oltre un anno dall’entrata in vigore delle nuove disposizioni, emerge con chiarezza che il tema centrale non è più soltanto la documentazione della spesa, ma anche la tracciabilità del relativo pagamento.

Un adempimento apparentemente operativo che può incidere in modo significativo sulla deducibilità dei costi, sull’imponibilità dei rimborsi e, più in generale, sulla corretta determinazione del reddito d’impresa e di lavoro autonomo.